Sie haben Ihre Mitarbeiter erfolgreich unterwiesen, doch sind sich jetzt unsicher, ob Sie einen Unterweisungsnachweis erstellen müssen und was genau er beinhalten sollte? In unserem Beitrag klären wir darüber auf, was gesetzlich für den Unterweisungsnachweis gilt, warum er für Ihren Betrieb wichtig ist und was sie konkret dokumentieren müssen.
Was beinhaltet ein Unterweisungsnachweis?
Die regelmäßige Arbeitsschutzunterweisung Ihrer Beschäftigten ist eine wichtige Grundvoraussetzung für den Arbeitsschutz und die Unfallfreiheit im Arbeitsalltag. Zu einer Sicherheitsunterweisung gehört dabei auch ein Unterweisungsnachweis. Er dient der schriftlichen Dokumentation Ihrer erledigten Sicherheitsbelehrung. Grundsätzlich sollten Sie nachweisen können, welche Themen Sie wann an welche Mitarbeiter unterwiesen haben.
Um die wichtigsten Fakten festzuhalten, empfiehlt es sich, die folgenden Inhalte in der Dokumentation zu erfassen:
- Thema und Inhalt der Unterweisung sowie evtl. ausgehändigte Unterlagen
- Arbeitsbereich, für den die Unterweisung erfolgt
- optional: Art der durchgeführten Unterweisung
- Datum, Ort und Zeitpunkt der Unterweisung
- Name und Unterschrift des Unterweisenden
- Namen und Unterschriften der Teilnehmenden
- Bestätigung der Teilnehmenden, dass die Unterweisungsinhalte verstanden wurden
Bei der Form des Unterweisungsnachweises gibt es viele Möglichkeiten. Gängig sind sowohl Anwesenheits- oder Unterschriftenliste, Protokolle sowie Dokumentationsformulare Ihres Betriebes. Ebenso ist es möglich, auf Vorlagen oder Muster für Unterweisungsnachweise zurückzugreifen, die von verschiedenen Organisationen zur Verfügung gestellt werden. Ganz gleich welche Art der Dokumentation Sie verwenden: Wichtig ist immer, dass Ihre Angestellten die Teilnahme mit ihrer Unterschrift bestätigen.
Ist ein Unterweisungsnachweis Pflicht?
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) zur Durchführung von Mitarbeiterunterweisungen verpflichtet. Daraus ergibt sich auch die Notwendigkeit eines schriftlichen Nachweises.
Die Pflicht zur Dokumentation wird rechtlich vor allem durch § 4 der Unfallverhütungsvorschrift „Grundsätze der Prävention“ der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) vorgegeben. Und auch in der zugehörigen DGUV Regel 100-001, Punkt 2.3.1 wird die Verpflichtung deutlich:
"Die Unterweisung muss dokumentiert werden, damit der Unternehmer den Nachweis führen kann, dass er seiner Unterweisungsverpflichtung nachgekommen ist.“
Auch andere Rechtsnormen verweisen auf den Dokumentationsnachweis, wie z. B. die Gefahrstoffverordnung (GefStoffV). In § 14 Abs. 2 wird zudem noch näher bestimmt:
"Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen.“
Konkrete Anforderungen an die Art oder Form des Unterweisungsnachweises werden in den gesetzlichen Vorschriften jedoch nicht gestellt. Die schriftliche Dokumentation kann somit ebenso durch elektronische Formate ersetzt werden.
Sie sollten den Unterweisungsnachweis in jedem Fall aufheben, um rechtliche Sicherheit über die vorschriftsgemäße Durchführung zu haben. Doch wie lange ist die Aufbewahrung der Dokumentationsunterlagen notwendig?
Eine genaue Dauer ist rechtlich nicht vorgegeben. Empfehlungen der DGUV Information 211-005 / BGI 527 zufolge ist eine Aufbewahrung des Nachweises für mindestens zwei Jahre ratsam. Einerseits können Sie so die Einhaltung Ihrer Unterweisungspflicht bei Bedarf vorweisen, andererseits haben Sie selbst einen Überblick über vorgenommene Arbeitsschutzbelehrungen und geschulte Mitarbeiter.
Warum ist ein Unterweisungsnachweis in jedem Fall wichtig?
Nicht nur gesetzliche Vorgaben, auch andere Gründe sprechen dafür, dass Sie die Teilnahme an Arbeitsschutzbelehrungen immer dokumentieren sollten:
- Ist die Dokumentation in Ihrem Unternehmen ein fester Bestandteil im Unterweisungsprozess, gewährleisten Sie, dass stets ein Unterweisungsnachweis vorhanden ist.
- Die Vorlage eines Nachweises kann bei Rechtsstreitigkeiten oder juristischen Einschätzungen von Arbeitsunfällen entscheidend sein.
- Bestätigen alle Teilnehmenden die Unterweisungsthemen durch eine persönliche Unterschrift, steigert dies die eigene Verpflichtung zur Einhaltung der Richtlinien.
- Sie behalten den Überblick, welcher Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt über welches Thema belehrt wurde. Dies ist besonders bei vielen unterschiedlichen Arbeitsbereichen mit vielfältigen Gefährdungsquellen wichtig.
Unser Tipp für Sie: Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur die bloße Teilnahme an der Unterweisung unterzeichnen, sondern auch, dass sie unterwiesene Inhalte verstanden haben. Ebenso können Sie Verhaltensregeln verbindlich formulieren und separat unterschreiben lassen. Mit einfachen Schritten können Sie so das Pflichtbewusstsein Ihrer Angestellten deutlich steigern.
Manueller oder elektronischer Unterweisungsnachweis?
Grundsätzlich können Sie den Unterweisungsnachweis sowohl manuell als auch elektronisch erstellen. Die händische Dokumentation bietet sich meist bei persönlichen Unterweisungen oder Präsenzveranstaltungen an. Bei dezentral aufgebauten Betrieben mit verschiedenen Standorten wird sie jedoch schnell zum Hindernis.
Beachten Sie zudem, dass bei einer persönlichen Unterweisung der Nachweis auch mit größerem organisatorischem Aufwand verbunden ist – schließlich müssen alle Teilnehmenden vor Ort unterschreiben.
Findet die Arbeitsschutzbelehrung jedoch in digitaler Form statt, dann wird in der Regel auch der Unterweisungsnachweis elektronisch erstellt. Hierbei kann dann auf die Unterschrift der Teilnehmenden verzichtet werden. Häufig werden der Zeitraum sowie die Inhalte der Unterweisung automatisch dokumentiert. Dennoch bietet ein elektronischer Unterweisungsnachweis Revisionssicherheit, da jeder Beschäftigte einen separaten Zugang zu dem ihm zugeordneten Schulungsthema hat.
Der Vorteil der elektronischen Unterweisung und Dokumentation liegt somit in der vollständig automatischen Erstellung und Speicherung der Daten – was für Sie weniger Arbeitsaufwand und mehr Rechtssicherheit im Arbeitsalltag bedeutet. Zudem laufen Sie nicht Gefahr, den Unterweisungsnachweis doch einmal zu vergessen. Und auch Führungskräfte können jederzeit nachverfolgen, welche Angestellten bereits erfolgreich unterwiesen wurden.
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Quellen:
Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (2014): DGUV Regel 100-001. Grundsätze der Prävention. Online verfügbar unter https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/2942 (Zugriffsdatum: 30.06.2021).
Berufsgenossenschaft Holz und Metall (2012): DGUV Information 211-005. Unterweisung – Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes. Online verfügbar unter https://www.tischler.nrw/uploads/download/DGUV_I_211-005_Unterweisung_-_Bestandteil_des_betrieblichen_Arbeitsschutzes_02.pdf (Zugriffsdatum: 30.06.2021).
Der Einfachheit und besseren Lesbarkeit halber wird im Text das generische Maskulinum verwendet – gemeint sind damit immer alle Geschlechter.
